《管理學大師們的過年教戰守則 系列二》用杜拉克的目標管理,實現你的學英語計畫

T小編 • 一月 21, 2020

「傑克,你今年做的很好,剛好湯姆即將離開,我們決定過年後把這最重要的美國客戶交給你負責!」在年底的績效評量會議,老闆微笑著拍拍業務員傑克的肩膀,嘉許的說。

傑克知道,這是個千載難逢的機會,如果能把美國業務扛起來,升官加薪都指日可待。他負責中港臺的客戶好幾年了,對公司的產品十分熟悉,也知道如何跟客戶打交道。

唯一的問題是,他對自己的英文不太有把握。「好久沒好好用英文了,讀應該還可以,但聽、說,跟寫的能力都得好好加強,才不會出糗,」一向自我要求很高的傑克這麼想。

清晰可行的目標,從定義問題開始

解決問題的第一步,是去定義問題。傑克靜下心想,發現自己要先回答三個重要的問題。第一個問題是,「我有多少時間?」傑克體認到,距離真槍實彈上場與客戶互動只剩下短短幾個月的時間,因為時間壓縮,必須要制定短時間密集學習的高強度計畫,把多數下班時間用在提升英語上。

第二個問題是,「我要達成怎樣的成果?」傑克清楚,他必須全方位的提升英語的表達能力,不只要聽得懂,還要說得流暢,在撰寫商務書信時,也不能出現讓人難堪的拼字與文法錯誤。第三個問題是,「我要做出多少努力?」傑克發現,他對自己目前的能力沒有一個明確的認識,究竟要加強到什麼程度才算「夠好」,他也欠缺一套衡量的標準。也因此在這個問題上,他尤其需要進一步的思考與規劃。

距離過年,只剩短短幾個月了,要怎樣計畫才能有效的鞭策自己,在短期內大幅提昇英文能力。這時,他想起了以前大學時代,管理學老師教導的「目標管理」(Management by Objective,MBO)。

學會用SMART,讓心願變「計畫」

「目標管理」是由知名的管理大師彼得·杜拉克(Peter
Drucker),1954年在《管理實踐》一書中最先提出。目標管理的精髓在於,藉由一系列有系統的目標設定與成果評估,來提高績效與員工的滿足感。

杜拉克認為,不應該是先有工作再定目標,而是應該反過來,先定下目標,再依照目標來制定工作。換言之,從一開始管理者與員工對於目標就要有清楚的共識,過程中用各式的配套措施如獎懲、監督、評量等,讓目標能夠確實落實。員工得以藉由達成目標的過程,完成企業的使命與任務。這套方法是在二戰之後提出,當時企業普遍希望能採用新方法激勵員工工作,增加整體競爭力。而這套明確的管理方法,很快就受到美國企業界廣泛接納,進一步風行歐洲與日本。

目標管理是應用在企業中的原則,然而日常生活上能運用嗎?傑克重新翻閱了以往的教科書,發現只要省略了企業與員工溝通的一塊,目標管理實際執行的步驟與方法,其實不難應用在個人的目標制定上。

於是傑克決定把目標管理套用在他最新的語文加強計畫。究竟要怎麼做?他列出了以下五個步驟:

STEP 1:確立願景

杜拉克表示,在做目標管理時要對未來有個清楚的想像,這個願景能愈清晰愈好。傑克於是寫下了三個願景:能夠用流暢的英文與客戶溝通、在做英文簡報時能充滿自信的侃侃而談、用正確的文法與精準的單字與客戶聯繫。

STEP 2:擬定目標

杜拉克在擬定目標上,提出了一套SMART原則,亦即具體的(Specific)、可衡量的(Measurable)、可達成的(Attainable)、相關的(Relevant)、有時效的(Time-bound)。

換言之,這個目標不能模糊不清,要能拆解成可量化的任務,不能好高騖遠,還要有明確的完成期限。

允許「試誤」,調出最佳的生活學習進度

STEP 3:規劃行動
在立下目標後,就可以把抵達目標的行動,分成細項逐一列出來。傑克工作十分忙碌,因此把每天的學習濃縮成一個半小時:每天練習半小時的英文口說,半小時的英文閱讀,與半小時的英文商用書信寫作。

STEP 4:追蹤進展
在執行增進語文能力的行動上,追蹤進展是不可或缺的一環。為了了解自己每天一個半小時的英文自我訓練,是否產生具體成果。傑克除了每天在月曆上記錄進度,提醒自己不要因為忙碌而忘記練習,每週末還會安排模擬考,測驗自己在一週的努力後,成績是否有進步。

STEP 5:調整目標
目標時常是個理想狀態,在執行時難免會因為現實狀況需要調整。傑克在執行這套英文加強計畫時,還有幾個必須出國拜訪客戶的出差任務,當沒辦法好好坐在桌前持續的讀書、練習寫作,他就化整為零,利用搭飛機、等車、吃飯的零碎時間,盡量達成原先立下的進度。

加碼關鍵:語言,其實是建立關係

「運用杜拉克的目標管理,讓我在增強英文時不是隨性而為,而是藉由明確可衡量的目標,一步步的加以完成,」傑克回顧這一段密集的學習,覺得收穫豐碩,也更加明白未來在有任何目標時,可以如何用管理大師提出的方法有效達成。

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問題一: 您知道超過七成的公司會因英文能力不同而給予不同薪資嗎?
知道不知道

問題二:您覺得學英文最困難的地方是什麼?
單字太多文法不懂講不出來無法擺脫中式英文

問題三:您是否有考過多益或者托福?
沒有計畫中

問題四:會想學習英文的原因是?
有興趣增加能力出國留學

T小編 • 一月 21, 2020


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